Kenapa Waktu Respons Email Begitu Penting?

Mampu menanggapi email dengan cepat dalam bisnis dapat membantu Anda mendapatkan keuntungan di pasar dukungan pelanggan yang kompetitif. Waktu respons email adalah jumlah waktu rata-rata yang diperlukan pelanggan untuk mendengar kabar dari Anda. Semakin cepat Anda merespons, semakin besar hasilnya dalam peningkatan kepuasan pelanggan.

Di bawah ini kita akan melihat mengapa waktu respons email itu penting dan bagaimana Anda dapat memperbaikinya.

Pentingnya Waktu Respon Email

Saat pelanggan mengirim email ke bisnis Anda, mereka mengharapkan balasan. Studi menunjukkan bahwa lebih dari 80% pelanggan menginginkan tanggapan dalam waktu 24 jam; sementara itu 96% pelanggan mengharapkan tanggapan dalam waktu 48 jam. Inilah mengapa penting untuk memiliki respons email yang cepat dan efisien.

Mengukur Produktivitas

Dengan melacak waktu yang Anda dan organisasi Anda perlukan untuk membalas email, Anda dapat mengetahui seberapa produktif Anda. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan kebiasaan kerja Anda dan membuat Anda lebih efisien.

Membangun Kepercayaan

Mampu merespons pelanggan Anda lebih cepat membantu Anda membangun kepercayaan dengan pelanggan Anda. Ketika pelanggan mengetahui bahwa mereka dapat menghubungi Anda kapan saja dan menerima tanggapan dengan segera, hal itu membuat mereka merasa percaya diri dalam berbisnis dengan Anda. Kepercayaan ini bisa sangat membantu dalam membangun hubungan positif dengan pelanggan Anda. Hal ini juga berlaku jika bisnis Hosting WordPress anda sedang berkembang dan membutuhkan pelanggan, maka membangun kepercayaan sangat penting bagi bisnis anda.

Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Kepuasan pelanggan yang meningkat mungkin merupakan hasil terpenting dari respons email yang cepat. Ketika pelanggan merasa bahwa mereka diperhatikan dan bahwa kebutuhan mereka adalah prioritas, mereka lebih cenderung untuk kembali di masa mendatang dan merekomendasikan bisnis Anda kepada orang lain.

Bagaimana Cara Meningkatkan Waktu Respons Email?

Pelanggan akan selalu mengantisipasi tanggapan cepat saat menghubungi dukungan pelanggan. Untuk menghindari pelanggan merasa tidak sabar atau menganggap bisnis/layanan Anda tidak memadai, ada beberapa langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan waktu respons email Anda.

Kirim Tanggapan Otomatis

Dengan cara membuat tanggapan otomatis, Anda dapat membantu meningkatkan waktu respons email dengan mengirimkan respons sesegera mungkin. Respons otomatis juga dapat membantu agar pelanggan tetap mengetahui status pertanyaan mereka dan memberi mereka informasi yang mereka butuhkan.

Terapkan Dukungan Obrolan Langsung

Menambahkan dukungan obrolan langsung ke gudang layanan pelanggan Anda dapat membantu Anda mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk membalas email. Dengan obrolan langsung, pelanggan dapat berkomunikasi dengan Anda secara waktu nyata, yang dapat membantu mengurangi jumlah waktu yang diperlukan untuk mendapatkan tanggapan atas pertanyaan mereka dan Anda tidak perlu menunggu tanggapan mereka.

Menetapkan Kebijakan Batas Waktu

Dalam hal menanggapi email, menetapkan kebijakan batas waktu untuk diri sendiri dan tim Anda untuk merespons akan membantu Anda menjadi lebih efisien dalam membalas dan meningkatkan waktu respons email.

Siapkan Penjawab Otomatis

Menyiapkan penjawab otomatis dapat membantu meningkatkan waktu respons email dengan mengirimkan respons sesegera mungkin. Jenis penjawab otomatis dapat berupa:

• Konfirmasi Penerimaan: Anda dapat mengirimkan autoresponder yang menyatakan bahwa permintaan pelanggan telah diterima dan akan segera ditanggapi.

• Di Luar Kantor: Mengirim email di luar kantor di luar jam kerja atau saat Anda sedang berlibur akan memberikan pengingat yang baik kepada klien bahwa Anda tidak akan dapat merespons dengan cepat.

Gunakan Penyedia Layanan Email Pihak Ketiga

Ada sejumlah layanan tanggapan email yang ditawarkan oleh penyedia pihak ketiga yang dapat membantu meningkatkan waktu tanggapan email Anda. Anda juga bisa meningkatkan waktu respons email anda dengan cara membuat email autoresponders di hosting DirectAdmin yang cukup mudah digunakan. Ini berlaku jika anda menggunakan layanan hosting yang sudah terintegrasi dengan email yang bisa digunakan untuk bisnis.

Kesimpulan

Kita telah membahas kenapa waktu respons email begitu penting dan beberapa cara yang bisa anda lakukan untuk meningkatkan waktu respons email. Dengan meningkatkan waktu respons email, pelanggan akan merasa dihargai dan kredibilitas bisnis anda akan terjaga di mata pelanggan. Tentu saja, untuk menjaga kredibilitas bisnis anda, email memang bukan satu-satunya cara. Akan tetapi, jika anda bisa memulai dari hal kecil yang biasa dianggap remeh, kemungkinan anda juga akan siap untuk mendapatkan hal besar sebagai hasil dari kinerja anda dan bisnis anda.